IMLITEX HOLDINGS metinė konferencija

Darbuotojų asmens duomenų tvarkymas IMLITEX HOLDINGS įmonių grupėje

Imlitex Holdings, UAB įmonių grupei priklausančioms bendrovėms, kuriose personalo valdymo paslaugas centralizuotai visoms įmonių grupės įmonėms teikia UAB „Imlitex Service Center“, darbuotojų asmens duomenų tvarkymui ir apsaugai taikomos vienodos procedūros bei standartai. Bendrovės darbuotojų asmens duomenys tvarkomi:

• Darbo sutarčių sudarymo, vykdymo ir apskaitos tikslu pagal BDAR 6 str. 1 d. b) punktą yra tvarkomi šie darbuotojų duomenys: asmens kodas, vardas, pavardė, gimimo data, gyvenamoji vieta, telefono numeris, el. paštas, socialinio draudimo pažymėjimo numeris, gyvenimo aprašymo duomenys, gyvenimo aprašymo faktus pagrindžiančių dokumentų kopijos (įgytą išsilavinimą pagrindžiantys diplomai, atestatai, pažymėjimai, pažymos, kt.), darbo užmokesčio dydis, mokamų mokesčių dydis ir rūšis, socialinių išmokų dydis ir rūšis, išieškojimų pagal vykdomuosius raštus dydis ir pobūdis, informacija apie sveikatos būklę, atsiskaitomosios sąskaitos numeris, šeimos narių duomenys (vaikų gimimo datos). Šių duomenų tvarkymo terminą apibrėžia LR galiojantys teisės aktai;
• Kitų darbdavio ir darbuotojų susitarimų vykdymo tikslu pagal BDAR 6 str. 1 d. a) ir b) punktus tvarkomi šie duomenys: pensijų kaupimo, gyvybės ir sveikatos draudimo, paskolų sutarčių vykdymo, kvalifikacijos kėlimo, ir pan. Šių duomenų tvarkymo terminą apibrėžia LR galiojantys teisės aktai;
• Darbinės elektroninės komunikacijos (el. paštu bei viešai skelbiamos informacijos kontaktams) bei susisiekimo su darbuotoju darbo metu tikslais darbdavio teisėto intereso pagrindu pagal BDAR 6 str. 1 d. f) punktą ir BDAR 6 str. 1 d. a) punktą tvarkomi darbuotų duomenys kontaktams. BDAR 6 str. 1 d. f) punkto pagrindu darbinio el. pašto darybai naudojami darbuotojo vardas ir pavardė, o kontaktams interneto svetainėse yra tvarkomi vardas, pavardė, pareigos, telefono Nr., el. pašto adresas bei, darbuotojui, sutikus, jo atvaizdas. Atvaizdas tvarkomas sutikimo (BDAR 6 str. 1 d. (a) p.) pagrindu. El. pašto dėžutės duomenys saugomi 3 metus po darbo santykių pabaigos, kiti duomenys sunaikinami per 5 darbo dienas darbo santykiams pasibaigus;
• Dėl teisėto darbdavio intereso (BDAR 6 str. 1 d. f) punkto pagrindu) susisiekti su darbuotojų ne darbo metu yra tvarkomi darbuotojų gyvenamosios vietos adresai, asmeniniai telefono numeriai, asmeniniai elektroninio pašto adresai. Darbdaviui šiuos duomenis tvarkyti būtina siekiant susisiekti su darbuotoju neatidėliotinais atvejais dėl darbo funkcijų vykdymo. Šie duomenys sunaikinami per vieną mėnesį po darbo santykių pabaigos, tačiau tam tikrais atvejais, darbuotojui sutikus raštu, darbdavys jo duomenis kontaktams gali tvarkyti ir darbo santykiams pasibaigus, pvz., jei būtų ketinama buvusį ilgametį darbuotoją kviesti į darbdavio organizuojamus renginius;
• Darbdavio materialinių išteklių apsaugos ir viešosios tvarkos užtikrinimo tikslu pagal BDAR 6 str. 1 d. f) punktą kai kuriose darbdaviui nuosavybės teise priklausančiose arba nuomojamose jo veiklos vykdymo vietose gal būti tvarkomi vaizdo duomenys – vaizdo, kuriame galima identifikuoti asmenis, stebėjimas realiu laiku darant vaizdo įrašą, bet neįrašant garso. Šie duomenys tvarkomi 30 kalendorinių dienų, jei nėra pradėtas tyrimas dėl galimo teisės aktų arba darbo tvarkos pažeidimo;
• Bendrovės automobilių apsaugos ir naudojamo kuro efektyvumo kontrolės tikslu pagal BDAR 6 str. 1 d. f) punktą gali būti tvarkomi šie su darbuotoju susiję duomenys (tais atvejais, kai dėl einamų pareigų darbuotojui skiriamas tarnybinis automobilis): automobilio judėjimo trajektorija, automobilio judėjimo pradžios ir pabaigos laikas bei nuvažiuoti kilometrai, automobilio vidutinis ir didžiausias važiavimo greitis, automobilio buvimo vieta, automobilio judėjimo kryptis, automobilį vairuojančio darbuotojo vardas, pavardė ir darbovietė. Šie duomenys yra tvarkomi vienerius metus, arba tol kol vyksta tyrimas arba teisminio nagrinėjimo procesas dėl galimo Kelių eismo taisyklių, kitų teisės aktų arba darbo tvarkos pažeidimo;
• Tam tikras pareigas einantiems darbuotojams darbdavys gali siūlyti dalyvauti darbdavio motyvacinėse programose. Darbuotojui ir darbdaviui sutarus BDAR 6 str. 1 d. b) punkto pagrindu gali būti tvarkomi šie darbuotojo asmens duomenys: vardas, pavardė, pareigos, darbo vietos adresas, darbinio el. pašto adresas, darbinio telefono numeris. Šie duomenys tvarkomi darbuotojo darbo Bendrovėje metu ir sunaikinami nacionalinių ir vidinių teisės aktų nustatyta tvarka;
• Siekiant formuoti tinkamą darbuotojų bendradarbiavimo ir draugišką bendravimo, konsultavimo bei mokymosi aplinką, darbuotojo sutikimu pagal BDAR 6 str. 1 d. a) punktą yra tvarkomi šie darbuotojo asmens duomenys: vardas, pavardė, pareigos, darbo vietos adresas, gimimo data, darbinio el. pašto adresas, darbinio telefono numeris bei atvaizdas. Šie duomenys sunaikinami per vieną mėnesį po darbo santykių pabaigos, jei galiojantys teisės aktai nenumato kitaip. Šiais tikslais darbuotojo asmens duomenys gali būti netvarkomi, jeigu darbuotojas nesutiko, arba sunaikinami, jeigu darbuotojas atšaukė savo sutikimą dėl asmens duomenų tvarkymo;
• Siekiant pakviesti asmenį užimti pareigas tvarkomi pačių kandidatų gyvenimo aprašyme pateikti asmens duomenys. Kandidatavimui pakankamais pateikti asmens duomenimis laikomi vardas, pavardė, gimimo data, gyvenamoji vieta, telefono ryšio numeris, el. paštas, informacija apie išsilavinimą, atitinkamas profesines kvalifikacijas, užsienio kalbų žinių lygį, galiojantį vairuotojo pažymėjimą ir darbo patirtį, buvusio darbdavio atsiliepimas. Atskirai nuo gyvenimo aprašymo pačių kandidatų pateikti pertekliniai dokumentai ir duomenys (pvz., atvaizdas, asmens dokumentų, diplomų kopijos ir pan.), esant techninėms galimybėms, yra sunaikinami. Neatrinktų kandidatų duomenys sunaikinami per tris mėnesius po atrankos pabaigos. Gavus kandidato sutikimą jo asmens duomenys gali būti tvarkomi iki dviejų metų.